組織においては多くの人が働くことで事業が行われます。それらは個々の力が集まることによって大きな力を生み出すことができるというものですが、一方でこれら組織において重要なのが情報の共有化です。これらの課題は古くからあったものであり、コンピューターの使用が行われるようになり、それらがネットワークにとって接続されるようになるとグループウェアという形で情報の共有化が可能になっています。グループウェアは情報の共有化に必要なソフトウェアをひとつに纏めたものであり、それらを利用することで組織内で働く人の情報を共有化することが可能です。また同じ規格のグループウェアを利用することによって迅速にやり取りをすることができます。

グループウェアを導入するといっても、その目的はさまざまです。単なる情報のやりとりであれば電子メール機能で十分です。このさいにグループウェアによる電子メールであれば相手が受信し読んだかどうかを表示する機能があるので、情報が行き渡ったか確認しやすいメリットがあります。また共同で書類を作成する場合にはライブラリ機能があれば、作業をしやすくなります。特に離れた場所でもライブラリを共有することができるので、書類のやり取りに掛かる手間を改善することができます。一方で導入するさいには、情報管理がポイントになります。グループウェアでは、一定の属性の人にしか表示されない機能やグループごとに属性を分けることで、不必要な情報共有をさせないといったことも可能です。